한글(HWP) 메일 머지 하는 법: 엑셀 명단으로 상장·안내문 한 번에 만들기

메일 머지는 문서 틀 하나와 명단 하나를 합쳐서, 사람마다 이름·소속이 바뀐 문서를 한 번에 만드는 기능입니다. 수료증·상장·안내문·초대장처럼 내용은 같고 받는 사람만 다른 문서를 수십 장 만들 때, 하나씩 고쳐 쓰지 않아도 됩니다.

한글(HWP)에서 엑셀 명단으로 메일 머지 하는 순서와 자주 막히는 부분, 인쇄·PDF 로 나누는 방법까지 정리했습니다. 한글 2018 이후 메뉴 기준입니다.

준비물과 순서 한눈에 보기

단계할 일메뉴
1엑셀 명단 만들기1행에 제목(이름·소속·날짜)
2한글 문서에 필드 표시도구 → 메일 머지 → 메일 머지 표시 달기
3명단과 합치기도구 → 메일 머지 → 메일 머지 만들기
4결과 확인·인쇄새 문서로 열린 결과에서 인쇄

1. 엑셀 명단 만들기

  1. 엑셀 첫 시트 1행에 「이름」「소속」「과정」처럼 제목을 씁니다.
  2. 2행부터 한 사람씩 한 줄로 적습니다. 중간에 빈 행이 있으면 거기서 끊길 수 있으니 비우지 마세요.
  3. 날짜·금액은 보이는 그대로 들어가길 원하면 텍스트 형식으로 바꿔 두는 것이 안전합니다.
  4. .xlsx 로 저장하고 엑셀 창은 닫아 둡니다(열려 있으면 한글이 못 읽는 경우가 있습니다).

2. 한글 문서에 필드 표시 달기

엑셀 명단으로 한글 메일 머지 하는 순서
  1. 상장 틀 문서에서 이름이 들어갈 자리에 커서를 둡니다.
  2. 도구 → 메일 머지 → 메일 머지 표시 달기 (단축키 Ctrl+K, M)를 누릅니다.
  3. 필드 만들기 탭에서 엑셀 1행 제목과 똑같이 「이름」을 입력하고 넣기를 누릅니다.
  4. 문서에 {{이름}} 같은 표시가 들어갑니다. 소속·과정 자리도 같은 방법으로 넣습니다.

표시된 필드에도 글꼴·크기를 그대로 지정할 수 있습니다. 상장 이름처럼 크게 보여야 하는 곳은 필드를 블록 지정해 글자 크기를 키워 두세요.

3. 명단과 합치기

  1. 도구 → 메일 머지 → 메일 머지 만들기 (Alt+M)를 누릅니다.
  2. 자료 종류에서 한셀/엑셀 파일을 고르고 파일 선택 단추로 명단을 엽니다.
  3. 시트를 고르면 레코드(사람) 목록이 나옵니다. 일부만 뽑으려면 여기서 체크를 뺍니다.
  4. 출력 방향을 화면으로 하면 미리 보기, 파일로 하면 결과를 새 HWP 파일로 저장합니다. 처음엔 화면으로 확인하세요.
  5. 만들기를 누르면 사람 수만큼 쪽이 이어진 문서가 만들어집니다.

안 될 때 확인할 것

  • 필드 자리가 비어서 나옴: 필드 이름과 엑셀 제목이 다릅니다. 「이름」과 「이름 」(공백), 「성명」처럼 한 글자라도 다르면 빈칸이 됩니다.
  • 엑셀 파일이 안 열림: 엑셀에서 파일을 열어 둔 상태이거나, 암호가 걸린 파일입니다. 닫고 다시 시도하세요. 그래도 안 되면 .xls 또는 CSV 로 다시 저장해 봅니다.
  • 날짜가 45942 같은 숫자로 나옴: 엑셀 날짜가 숫자로 넘어온 것입니다. 엑셀에서 =TEXT(A2,"yyyy년 m월 d일") 로 글자 열을 만들어 그 열을 필드로 쓰세요.
  • 금액에 쉼표가 빠짐: 같은 방법으로 =TEXT(B2,"#,##0") 열을 따로 만듭니다.

자주 묻는 질문

Q. 라벨지(주소 스티커)에도 되나요?
A. 됩니다. 쪽 → 라벨 → 라벨 문서 만들기로 라벨지 규격을 고른 뒤 첫 칸에 필드를 넣고 메일 머지를 만들면, 한 쪽에 여러 사람이 채워집니다.

Q. 사람마다 따로 PDF 파일로 나눌 수 있나요?
A. 한글 메일 머지는 기본적으로 한 파일로 이어서 만듭니다. 결과 문서를 PDF 로 저장한 뒤 PDF 편집 프로그램의 「쪽 나누기」 기능으로 한 쪽씩 나누는 방법이 가장 간단합니다.

실무 예제: 이럴 때 이렇게

  • 교육 수료증 50장: 이름·과정명·수료일 세 필드면 충분합니다. 수료일은 모두 같으면 필드 대신 문서에 직접 써도 됩니다.
  • 세입자·회원 안내문: 이름·호수·납부 금액을 필드로 넣고, 금액은 TEXT 로 쉼표를 붙인 열을 씁니다.
  • 행사 좌석 명패: A4 가로 한 장에 이름 하나를 크게 넣고 메일 머지 → 출력 → 접어서 세우면 명패가 됩니다.

정리

  • 엑셀 1행 제목 = 한글 필드 이름 (글자 하나까지 같게)
  • 표시 달기 Ctrl+K,M → 만들기 Alt+M → 한셀/엑셀 파일
  • 날짜·금액은 엑셀에서 TEXT 로 글자 열을 만들어 넘긴다

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